Danh Sách Tài Liệu Cần Lưu Giữ Trong Doanh Nghiệp

Một doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động sẽ có rất nhiều tài liệu cần lưu giữ. Do đó việc lưu giữ các hồ sơ và tài liệu rất cần thiết với doanh nghiệp. Tùy theo từng loại hình mà doanh nghiệp sẽ có các cách lưu giữ khác nhau. Vậy doanh nghiệp cần lưu giữ những hồ sơ, tài liệu nào? Làm gì khi hồ sơ tài liệu quá nhiều, hãy tìm hiểu qua bài viết này.

Những tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu giữ

• Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ của công ty; Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các Giấy chứng nhận khác; Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.

• Tài liệu và các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

• Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các Quyết định của doanh nghiệp.

• Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán.

• Báo cáo tài chính hàng năm, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán.

• Báo cáo của Ban kiểm soát, Kết luận của tổ chức kiểm toán, Kết luận của cơ quan thanh tra.

Phân chia các nhóm tài liệu cần lưu giữ

Nhóm tài liệu pháp lý của doanh nghiệp

• Điều lệ hoạt động của công ty.

• Quy chế quản lý và vận hành nội bộ doanh nghiệp.

• Sổ ghi danh thành viên hoặc cổ đông tùy theo loại hình công ty.

Nhóm tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp

• Văn bằng chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp (sáng chế, nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp…).

• Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

• Các loại giấy phép hoạt động và giấy chứng nhận hợp lệ khác.

• Hồ sơ, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp.

Nhóm tài liệu về quản trị và điều hành nội bộ

• Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản các cuộc họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông.

• Các quyết định được ban hành bởi công ty.

Nhóm tài liệu tài chính – kế toán

• Bản cáo bạch phục vụ cho mục đích phát hành hoặc niêm yết chứng khoán.

• Báo cáo từ Ban kiểm soát, kết luận từ cơ quan thanh tra hoặc tổ chức kiểm toán độc lập.

• Các sổ sách kế toán, chứng từ tài chính và báo cáo tài chính hàng năm.

Thời gian lưu giữ tài liệu

• Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ của công ty: 10 năm

• Biên bản họp: 10 năm

• Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính – kế toán:

  • Dài hạn, hàng năm: vĩnh viễn

  • 6 – 9 tháng: 20 năm

  • Quý, tháng: 5 năm

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính: 10 năm

• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính: 5 năm

• Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định:

  • Nhà đất: vĩnh viễn

  • Tài sản khác: 20 năm

Khi nào cần tiến hành hủy tài liệu

Khi tài liệu hết hạn lưu trữ theo quy định cần tiến hành hủy tài liệu. Đây là bước quan trọng nhằm loại bỏ những hồ sơ, giấy tờ không còn giá trị sử dụng, qua đó tối ưu không gian lưu trữ và tạo điều kiện cho việc sắp xếp, lưu trữ các tài liệu mới một cách hiệu quả hơn.

Việc tiêu hủy tài liệu hết hạn giúp doanh nghiệp:

• Làm trống, dọn dẹp không gian lưu trữ.

• Đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin, tránh rò rỉ dữ liệu.

Bảo Long Scrap – công ty tiêu hủy tài liệu hiệu quả cao, chất lượng

Bảo Long Scrap là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Với hệ thống máy móc hiện đại, quy trình kiểm soát chặt chẽ và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, Bảo Long Scrap đã và đang thực hiện việc tiêu hủy tài liệu cho nhiều khách hàng tại Kiên Giang và các tỉnh lân cận.

Với cam kết mang đến giải pháp tiêu hủy tài liệu nhanh chóng, bảo mật và hiệu quả cao cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Chúng tôi không chỉ giúp khách hàng loại bỏ tài liệu hết hạn mà còn góp phần tối ưu không gian lưu trữ và bảo vệ môi trường thông qua quy trình tiêu hủy tài liệu, xử lý chất thải đạt chuẩn.

Liên hệ Bảo Long Scrap ngay hôm nay để được tư vấn!

Liên hệ với công ty Bảo Long Scrap

Hotline: (+84) 87.6789.252

Website: https://baolongscrap.vn/

Email: info@baolongscrap.vn

Mã Số Thuế : 1702260628

Địa chỉ: A17-36A Đường Số 02, Khu Nam An Hòa, Phường An Hòa, Thành Phố Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang.