Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ Theo Quy Định Của Bộ Nội Vụ

Tài liệu hết hạn lưu trữ là một phần tất yếu trong quá trình hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Việc hủy tài liệu này không chỉ giúp giải phóng không gian lưu trữ mà còn đảm bảo tính bảo mật thông tin, tránh nguy cơ bị lộ lọt những dữ liệu không còn giá trị. Tuy nhiên, việc tiêu hủy tài liệu hết hạn cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là các quy định do Bộ Nội Vụ ban hành. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo quy định của Bộ Nội Vụ, giúp các đơn vị thực hiện một cách hiệu quả và đúng pháp luật.

Căn Cứ Pháp Lý Về Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ phải tuân thủ các văn bản pháp luật sau đây, trong đó quan trọng nhất là các quy định của Bộ Nội Vụ

Luật Lưu trữ năm 2011

Đây là văn bản pháp lý cao nhất quy định về hoạt động lưu trữ, bao gồm cả việc chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ là nghị định có nội dung cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ, đặc biệt là về thời hạn bảo quản tài liệu và quy trình tiêu hủy tài liệu.

Thông tư số 09/2011/TT-BNV

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Thông tư này quy định cụ thể thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu khác nhau trong các cơ quan, tổ chức nhà nước. Đây là căn cứ quan trọng để xác định tài liệu nào đã hết thời hạn lưu trữ.

Thông tư số 04/2023/TT-BNV

Thông tư số 04/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 5 năm 2023 của Bộ Nội vụ quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử: Thông tư này điều chỉnh việc quản lý và tiêu hủy tài liệu điện tử hết hạn lưu trữ, một yếu tố ngày càng quan trọng trong thời đại số hóa.

Các văn bản pháp luật khác

Và 1 số các văn bản pháp luật khác có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của từng ngành, lĩnh vực cụ thể.

Quy Trình Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ Theo Quy Định Của Bộ Nội Vụ

Theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, đặc biệt là các hướng dẫn của Bộ Nội Vụ, quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ thường bao gồm các bước cơ bản sau

Rà Soát và Lập Danh Mục Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để xác định chính xác những tài liệu nào đã hết thời hạn bảo quản theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn khác.

Phân loại tài liệu

Cần tiến hành phân loại tài liệu theo nghiệp vụ, thời gian hình thành, loại hình tài liệu (văn bản giấy, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu điện tử, v.v.).

Đối chiếu thời hạn bảo quản

So sánh thời gian hình thành của tài liệu với thời hạn bảo quản quy định cho từng loại hình tài liệu.

Lập danh mục tài liệu hết hạn

Liệt kê chi tiết các tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, bao gồm các thông tin như tên tài liệu, ký hiệu, số lượng, thời gian hình thành, thời hạn bảo quản, lý do đề nghị tiêu hủy.

Thành Lập Hội Đồng Xác Định Giá Trị Tài Liệu

Để đảm bảo việc hủy tài liệu được thực hiện khách quan và đúng đắn, cơ quan, tổ chức cần thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Thành phần của Hội đồng thường bao gồm:

Đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ.
Đại diện bộ phận chuyên môn có liên quan đến loại tài liệu cần tiêu hủy.
Các thành viên khác do lãnh đạo đơn vị quyết định.

Hội đồng có trách nhiệm xem xét, đánh giá lại giá trị của các tài liệu đã được đưa vào danh mục hủy tài liệu hết hạn lưu trữ, đảm bảo không có tài liệu nào có giá trị còn sót lại bị tiêu hủy.

Thẩm Định và Phê Duyệt Danh Mục Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Sau khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu thông qua, danh mục tài liệu hết hạn lưu trữ cần được trình lên cấp có thẩm quyền để thẩm định và phê duyệt.

Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Danh mục tài liệu hết hạn lưu trữ thường phải được Sở Nội Vụ (hoặc cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh) thẩm định trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.

Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, ngành Trung ương

Quy trình thẩm định và phê duyệt có thể khác nhau tùy theo quy định của từng Bộ, ngành, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc chung của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội Vụ.

Trong quá trình thẩm định, cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ sẽ xem xét tính hợp lệ của danh mục, đảm bảo tài liệu đề nghị tiêu hủy thực sự đã hết thời hạn bảo quản và không còn giá trị sử dụng.

Quyết Định Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Sau khi danh mục tài liệu hết hạn lưu trữ đã được thẩm định và có ý kiến đồng ý, lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ ban hành quyết định hủy tài liệu. Quyết định này cần nêu rõ:

Căn cứ pháp lý để hủy tài liệu.
Danh mục tài liệu được phép tiêu hủy (có thể là phụ lục kèm theo).
Hình thức tiêu hủy (đốt, nghiền, xé, tái chế, v.v.).
Thời gian và địa điểm thực hiện tiêu hủy.
Thành phần Hội đồng giám sát việc tiêu hủy.
Trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện.

Tổ Chức Thực Hiện Hủy Tài Liệu

Việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ phải được thực hiện theo đúng quyết định đã được phê duyệt và dưới sự giám sát của Hội đồng giám sát việc tiêu hủy.

Đảm bảo an toàn và bảo mật

Quá trình tiêu hủy phải đảm bảo không để lộ lọt thông tin chứa trong tài liệu, đặc biệt là các tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh hoặc thông tin cá nhân. Tùy thuộc vào mức độ bảo mật của tài liệu, các biện pháp tiêu hủy phù hợp cần được áp dụng (ví dụ: đốt thành tro, nghiền nát không thể phục hồi, xóa dữ liệu an toàn đối với tài liệu điện tử).

Lập biên bản tiêu hủy

Sau khi hoàn thành việc tiêu hủy, Hội đồng giám sát phải lập biên bản ghi rõ số lượng, hình thức tiêu hủy, thời gian và địa điểm thực hiện, có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia.

Báo Cáo Kết Quả Hủy Tài Liệu

Sau khi hoàn tất việc hủy tài liệu, cơ quan, tổ chức cần báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan quản lý cấp trên hoặc cơ quan đã thẩm định danh mục tài liệu (ví dụ: Sở Nội Vụ). Báo cáo cần nêu rõ số lượng tài liệu đã tiêu hủy, hình thức tiêu hủy và các vấn đề phát sinh (nếu có).

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Để đảm bảo việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ được thực hiện đúng quy định và hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cần lưu ý một số vấn đề sau:

Tuyệt đối không tự ý tiêu hủy tài liệu

Việc tiêu hủy tài liệu khi chưa được phê duyệt có thể bị coi là vi phạm pháp luật và gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

Xác định chính xác thời hạn bảo quản

Cần căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội Vụ để xác định đúng thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu.

Đảm bảo tính khách quan, minh bạch

Quá trình xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy cần có sự tham gia của nhiều bộ phận liên quan để đảm bảo tính khách quan và minh bạch.

Lựa chọn hình thức tiêu hủy phù hợp

Hình thức tiêu hủy cần đảm bảo an toàn, bảo mật và phù hợp với số lượng, tính chất của tài liệu. Đối với tài liệu điện tử, cần tuân thủ các quy định tại Thông tư số 04/2023/TT-BNV về việc xóa và hủy dữ liệu an toàn.

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ về việc tiêu hủy

Các văn bản liên quan đến quá trình tiêu hủy (như danh mục tài liệu, biên bản họp Hội đồng, quyết định phê duyệt, biên bản tiêu hủy, báo cáo kết quả) cần được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận theo quy định.

Trách Nhiệm Của Cơ Quan, Tổ Chức Trong Việc Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Theo quy định của pháp luật, đặc biệt là Luật Lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:

Thực hiện việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo đúng quy trình và thủ tục do Bộ Nội Vụ và các cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của việc xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu.
Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân lực để thực hiện công tác tiêu hủy tài liệu an toàn và hiệu quả.
Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về hủy tài liệu trong phạm vi quản lý của mình.

Kết Luận

Việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ là một công việc quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin của các cơ quan, tổ chức. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Nội Vụ về quy trình và thủ tục tiêu hủy tài liệu không chỉ giúp các đơn vị thực hiện đúng pháp luật mà còn đảm bảo an toàn cho thông tin và tiết kiệm chi phí lưu trữ. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện công tác này.

Liên hệ với công ty Bảo Long Scrap

Hotline: (+84) 87.6789.252 Website: https://baolongscrap.vn/ Email: info@baolongscrap.vn Mã Số Thuế : 1702260628 Địa chỉ: A17-36A Đường Số 02, Khu Nam An Hòa, Phường An Hòa, Thành Phố Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang.