Danh Mục Tài Liệu Kế Toán Tiêu Hủy Theo Quy Định 2025: Hướng Dẫn Chi Tiết

Giới thiệu về tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2025

Việc lưu trữ chứng từ kế toán khoa học giúp tra cứu thông tin dễ dàng, tránh rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ cũng cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt. Lập danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy là bước then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tiết kiệm chi phí và bảo mật thông tin.

Tầm quan trọng của việc tiêu hủy tài liệu kế toán đúng cách

Tuân thủ pháp luật: Tránh phạt từ 10–20 triệu đồng do vi phạm quy định tiêu hủy (Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
Bảo mật thông tin: Ngăn rò rỉ dữ liệu nhạy cảm, bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí: Giải phóng không gian lưu trữ, giảm chi phí quản lý và bảo quản.

Cơ sở pháp lý tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2025

Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn

Luật Kế toán 2015 (hiệu lực từ 01/01/2017): Quy định bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán.
Luật số 56/2024/QH15 (hiệu lực 01/01/2025): Bãi bỏ yêu cầu ghi tên, địa chỉ trên chứng từ; chỉ dịch tiếng Việt khi cơ quan yêu cầu.
Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ.
Nghị định 41/2018/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.

Quy định cụ thể về tiêu hủy

Tài liệu hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật.
Doanh nghiệp tự lưu trữ, tự tiêu hủy theo quy trình.

Lợi ích của việc lập danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy

Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Tránh rủi ro pháp lý và phạt hành chính.
Bảo mật thông tin: Loại bỏ nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
Tối ưu không gian và chi phí: Giải phóng kho lưu trữ, giảm chi phí thuê mặt bằng và nhân lực.

Các loại tài liệu kế toán đủ điều kiện tiêu hủy năm 2025

Doanh nghiệp cần xác định thời hạn lưu trữ theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP:

Loại tài liệu kế toán	Thời hạn lưu trữ	Ví dụ
Chứng từ không ghi sổ, lập báo cáo	5 năm	Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho
Chứng từ ghi sổ, báo cáo tài chính	10 năm	Hóa đơn, sổ cái, bảng cân đối kế toán
Tài liệu sử liệu, quan trọng	Vĩnh viễn	Sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính gốc
Tài liệu dự án, giải thể, tiêu hủy	20 năm	Hồ sơ dự án, biên bản tiêu hủy

Lưu ý: Thời hạn lưu trữ tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Chỉ tiêu hủy khi hết thời hạn và không có chỉ định từ cơ quan nhà nước.

Quy trình lập danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy

Thành lập Hội đồng tiêu hủy
- Quyết định bởi người đại diện pháp luật.
- Thành viên: Lãnh đạo, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ.
Kiểm kê và phân loại tài liệu
- Rà soát tài liệu, xác định loại và thời hạn lưu trữ.
Lập danh mục tài liệu tiêu hủy
- Ghi rõ: Loại tài liệu, thời hạn lưu trữ, số lượng/khối lượng.
Tiêu hủy tài liệu
- Sử dụng phương pháp an toàn: đốt, cắt nhỏ, hoặc dịch vụ chuyên nghiệp.
Lập biên bản tiêu hủy
- Nội dung: Loại tài liệu, thời hạn, phương pháp tiêu hủy, chữ ký thành viên Hội đồng.

Nội dung cần có trong danh mục tài liệu tiêu hủy

Tên loại tài liệu: Ví dụ: “Hóa đơn bán hàng 2020”.
Thời hạn lưu trữ: Từ năm nào đến năm nào.
Số lượng/khối lượng: Số quyển, kg giấy.
Ghi chú: Tài liệu hư hỏng, trùng lặp, v.v.

Phương pháp tiêu hủy tài liệu kế toán an toàn

Đốt cháy: Đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy.
Cắt/xé nhỏ: Sử dụng máy hủy tài liệu chuyên dụng.
Dịch vụ chuyên nghiệp: Đảm bảo bảo mật, cung cấp chứng nhận tiêu hủy.
Khác: Sóng siêu âm, vi sóng (đảm bảo không khôi phục được).

Lưu ý: Kết hợp tái chế để bảo vệ môi trường.

Xu hướng chuyển đổi số và tiêu hủy tài liệu năm 2025

Văn phòng không giấy tờ: Giảm chi phí, tăng hiệu suất, bảo mật.
Tự động hóa: Phần mềm quản lý thời hạn lưu trữ và tiêu hủy.
Thách thức: Bảo mật dữ liệu điện tử, tuân thủ quy định.

Dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp từ công ty Bảo Long Scrap

Baolongscrap.vn cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu an toàn, bảo mật:

Quy trình: Khảo sát, ký hợp đồng, vận chuyển, tiêu hủy tại nhà máy chuẩn môi trường.
Loại tài liệu: Hóa đơn, sổ sách, hồ sơ nhân sự, hợp đồng.

Lợi ích:

Tiết kiệm thời gian, công sức.
Bảo mật tuyệt đối, cung cấp chứng nhận.
Tuân thủ pháp luật, hỗ trợ thanh tra.

Kết luận

Lập danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy năm 2025 là bước quan trọng để tuân thủ pháp luật, bảo mật thông tin và tối ưu chi phí. Doanh nghiệp cần nắm rõ Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, và cân nhắc dịch vụ chuyên nghiệp như Baolongscrap.vn để đảm bảo an toàn và hiệu quả.

Liên Hệ Ngay Với Công Ty Tiêu Hủy Tài Liệu Uy Tín Tại Kiên Giang

Đừng để tài liệu hết hạn trở thành gánh nặng hoặc rủi ro cho doanh nghiệp của bạn. Hãy liên hệ ngay với Bảo Long Scrap để được tư vấn và nhận báo giá dịch vụ tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp, an toàn tại Kiên Giang.

Thông tin liên hệ công ty Bảo Long Scrap

Hotline: (+84) 87.6789.252

Website: https://baolongscrap.vn/

Email: info@baolongscrap.vn

Mã Số Thuế : 1702260628

Địa chỉ: A17-36A Đường Số 02, Khu Nam An Hòa, Phường An Hòa, Thành Phố Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang.