6 Danh Mục Tài Liệu Quan Trọng Cần Có Trong Mọi Doanh Nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, hồ sơ tài liệu là nguồn thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, quản lý chặt chẽ các quy trình, và đáp ứng yêu cầu pháp lý. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về 6 loại hồ sơ, tài liệu phổ biến tại tất cả doanh nghiệp.

1. Tài Liệu Pháp Lý Doanh Nghiệp
Tài liệu pháp lý đóng vai trò nền tảng để doanh nghiệp có thể vận hành hợp pháp. Các loại tài liệu pháp lý thường bao gồm:
- Giấy đăng ký doanh nghiệp

-
Điều lệ công ty
-
Quyết định bổ nhiệm, quy chế quản lý nội bộ
-
Hồ sơ đăng ký con dấu, mã số thuế
-
Sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông
Những tài liệu này cần được lưu trữ bảo mật và theo đúng quy định của pháp luật.
2. Hồ Sơ Nhân Sự
Phục vụ cho công tác tuyển dụng, quản lý và đánh giá nhân sự, loại hồ sơ này bao gồm:
-
Hồ sơ ứng viên (CV, thư ứng tuyển, giấy tờ liên quan)
-
Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng
-
Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng kỷ luật
-
Giấy tờ bảo hiểm, lương, thưởng
Quản lý nhân sự đòi hỏi tài liệu luôn được chỉnh lý, cập nhật chính xác và dễ truy xuất.
3. Hồ Sơ Tài Chính - Kế Toán
Tài liệu tài chính là một trong những hạng mục bắt buộc phải lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan thuế và Luật Kế Toán. Các loại tài liệu bao gồm:
-
Hóa đơn, chứng từ thu chi
-
Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, bảng cân đối kế toán
-
Quyết toán thuế, báo cáo kiểm toán
Việc sắp xếp, bảo quản khoa học các tài liệu này đồng thời đáp ứng thanh kiểm, kiểm tra và các thủ tục với nhà nước.

4. Hồ Sơ Kinh Doanh, Thương Mại
Bao gồm những tài liệu về hoạt động kinh doanh hàng ngày, các hợp đồng với khách hàng, đối tác:
-
Báo giá, đề nghị thanh toán, phiếu giao hàng
-
Kế hoạch kinh doanh, tài liệu marketing
-
Hợp đồng mua bán, hợp đồng cung ứng dịch vụ Thời hạn lưu hợp đồng ít nhất 5 năm sau khi hợp đồng thanh lý; với hồ sơ tranh chấp phải giữ đến khi vụ việc kết thúc trên 5 năm.
5. Tài Liệu Sản Xuất - Vận Hành
Trong doanh nghiệp sản xuất, những tài liệu này vô cùng quan trọng để kiểm soát chất lượng:
-
Hướng dẫn quy trình sản xuất
-
Giấy kiểm định chất lượng, kiểm tra nguyên vật liệu
-
Kế hoạch sản xuất, phiếu xuất nhập kho
6. Tài Liệu Lâu Năm - Đã Hết Hạn Lưu Trữ
Tài liệu sau khi hết hạn lưu trữ (theo quy định của Luật Kế toán, Luật Lưu trữ và quy định nội bộ) cần được hủy đúng quy trình để đảm bảo tính bảo mật, gọn gàng kho lưu trữ và tối ưu vận hành.
Có Nên Hủy Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ?
Tài liệu sau một thời gian sử dụng sẽ không còn giá trị thực tiễn nhưng lại chiếm diện tích lưu trữ đáng kể, gây lãng phí không gian và tăng chi phí vận hành như thuê kho, bảo quản hoặc quản lý hồ sơ. Giữ hồ sơ quá hạn vừa vi phạm quy định lưu trữ, vừa tốn chi phí kho và làm lộ thông tin nội bộ. ###Tiêu hủy đúng lúc giúp doanh nghiệp:
-
Dễ tra cứu tài liệu còn giá trị.
-
Chứng minh tuân thủ pháp luật khi thanh tra.
-
Giảm ẩm mốc, cháy nổ tại kho.
Xem thêm bài viết: Các bước hủy tài liệu giấy tờ hồ sơ hết hạn lưu trữ