Quy Định Về Tiêu Hủy Hồ Sơ Cập Nhật Mới Nhất Hướng Dẫn Thực Hiện

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân, việc lưu trữ và xử lý hồ sơ, tài liệu đóng vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, các tài liệu này cần được tiêu hủy đúng quy định để tránh rò rỉ thông tin, đảm bảo tuân thủ pháp luật. Trong bài viết này, baolongscrap.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định về tiêu hủy hồ sơ, từ căn cứ pháp lý đến cách thực hiện đúng chuẩn.

Tại sao cần phải tiêu hủy hồ sơ?

Đảm bảo an toàn thông tin

Nhiều loại hồ sơ của doanh nghiệp chứa những thông tin bảo mật như hợp đồng, các giấy tờ liên quan đến tài chính, nhân sự, kế toán,… Những hồ sơ này nếu không được tiêu hủy đúng cách có thể bị kẻ gian, người xấu lợi dụng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định pháp luật

Pháp luật Việt Nam đã quy định rõ ràng về thời gian lưu trữ và tiêu hủy 1 số loại hồ sơ cần được tiêu hủy. Việc không tiêu hủy đúng quy trình có thể bị xử phạt hành chính hoặc nghiêm trọng hơn là truy cứu trách nhiệm hình sự nếu làm lộ thông tin quan trọng.

Giảm tải không gian lưu trữ

Tiêu hủy những hồ sơ giấy không còn giá trị sử dụng giúp tiết kiệm chi phí cũng như không gian lưu trữ vật lý trong kho, văn phòng của các doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý về tiêu hủy hồ sơ

Luật lưu trữ năm 2011

Luật Lưu trữ quy định rõ ràng về thời hạn bảo quản và cách tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Các tài liệu không còn giá trị phải được lập danh mục, hội đồng xét duyệt trước khi tiêu hủy.

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

Nghị định này hướng dẫn chi tiết về việc bảo quản, phân loại và tiêu hủy tài liệu tại cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước, cũng như các đơn vị sự nghiệp.

Các quy định chuyên ngành

Tùy lĩnh vực (kế toán, ngân hàng, bảo hiểm, y tế...), sẽ có thêm các quy định riêng về thời hạn lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ. Ví dụ: hồ sơ kế toán được quy định trong Luật Kế toán 2015.

Phân loại hồ sơ cần tiêu hủy

Việc tiêu hủy không thể thực hiện tùy tiện mà cần qua bước phân loại, đánh giá cụ thể:

Hồ sơ hết thời hạn lưu trữ

Tài liệu đã hết thời hạn lưu giữ theo quy định của pháp luật hoặc nội quy nội bộ doanh nghiệp.

Hồ sơ bị hư hỏng, không còn khả năng sử dụng

Bao gồm hồ sơ bị ẩm mốc, rách nát, phai mực hoặc mất nội dung không thể phục hồi.

Hồ sơ không còn giá trị pháp lý

Các tài liệu bị sai sót, bản nháp, bản photo không còn hiệu lực sử dụng cũng cần được loại bỏ.

Quy trình tiêu hủy hồ sơ đúng quy định

Bước 1: Lập danh sách hồ sơ cần tiêu hủy

Các đơn vị cần rà soát và lập bảng danh mục hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Thành lập hội đồng tiêu hủy

Doanh nghiệp hoặc cơ quan cần có hội đồng tiêu hủy hồ sơ với đại diện các bộ phận có liên quan như hành chính, pháp chế, kế toán…

Bước 3: Lập biên bản tiêu hủy

Trước khi tiêu hủy, cần có biên bản ghi rõ thông tin về hồ sơ, lý do tiêu hủy, hình thức tiêu hủy và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Bước 4: Tiến hành tiêu hủy

Việc tiêu hủy phải đảm bảo không thể khôi phục thông tin, thường sử dụng các phương pháp như nghiền nát, đốt, hoặc hủy bằng công nghệ chuyên dụng.

Bước 5: Lưu biên bản tiêu hủy

Biên bản sau tiêu hủy được lưu lại để phục vụ thanh tra, kiểm tra sau này nếu có.

Một số hình thức tiêu hủy hồ sơ phổ biến

Tiêu hủy bằng máy hủy tài liệu

Phù hợp với số lượng vừa phải, đảm bảo an toàn thông tin.

Tiêu hủy bằng cách đốt

Phổ biến ở vùng nông thôn, tuy nhiên cần đảm bảo không gây ô nhiễm môi trường.

Tiêu hủy bằng công nghệ tái chế chuyên nghiệp

Dành cho các đơn vị lớn, kết hợp bảo mật và thân thiện môi trường.

Dịch vụ tiêu hủy hồ sơ chuyên nghiệp tại Bảo Long Scrap

Lý do chọn Bảo Long Scrap?

• Quy trình tiêu hủy bài bản, minh bạch

• Cung cấp đầy đủ biên bản, chứng từ

• Đội ngũ chuyên nghiệp, bảo mật tuyệt đối

• Cam kết tiêu hủy đúng quy chuẩn bảo vệ môi trường

Các tài liệu nhận tiêu hủy

• Hồ sơ hành chính, hợp đồng, tài liệu kế toán

• Tài liệu nhạy cảm, giấy tờ chứa thông tin cá nhân

• Hàng tồn kho có nhãn hiệu/hình ảnh cần tiêu hủy

Kết luận

Việc hiểu và thực hiện đúng quy định về tiêu hủy hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp bạn tuân thủ pháp luật, bảo mật thông tin mà còn tối ưu hiệu quả quản lý văn phòng. Hãy chọn lựa đơn vị tiêu hủy uy tín như Bảo Long Scrap để được hỗ trợ nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp nhất.

Liên hệ với công ty Bảo Long Scrap

Hotline: (+84) 87.6789.252

Email: info@baolongscrap.vn

Mã Số Thuế : 1702260628

Địa chỉ: A17-36A Đường Số 02, Khu Nam An Hòa, Phường An Hòa, Thành Phố Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang.

Xem thêm bài viết: Công ty tiêu hủy hồ sơ giấy tại Kiên Giang