Quy Định Về Hủy Tài Liệu Hết Giá Trị Theo Luật Lưu Trữ Hiện Hành

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị là một công đoạn quan trọng trong hoạt động lưu trữ, nhằm bảo đảm tính hiệu quả, tiết kiệm chi phí lưu kho và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, không phải cá nhân, tổ chức nào cũng nắm rõ quy định về hủy tài liệu hết giá trị theo Luật Lưu trữ 2011. Trong bài viết này, Bảo Long Scrap sẽ tổng hợp đầy đủ các quy định cần biết và gợi ý giải pháp tiêu hủy an toàn, đúng quy trình.

Căn Cứ Pháp Lý Về Việc Hủy Tài Liệu Hết Giá Trị

Luật Lưu Trữ 2011

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu hết giá trị là những loại hồ sơ, văn bản, tài liệu không còn giá trị sử dụng về mặt quản lý, pháp lý hay lịch sử. Những tài liệu này cần được tổ chức tiêu hủy đúng quy trình để tránh gây thất thoát thông tin hoặc vi phạm quy định bảo mật.

Trách Nhiệm Xác Định Giá Trị Tài Liệu

Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xác định thời hạn bảo quản của tài liệu theo quy định, sau đó thực hiện phân loại và lập danh mục tài liệu hết giá trị. Danh mục này phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan phê duyệt trước khi tiến hành tiêu hủy.

Quy Trình Hủy Tài Liệu Hết Giá Trị

Bước 1: Thành Lập Hội Đồng Xác Định Giá Trị Tài Liệu

Căn cứ theo Điều 27 Luật Lưu trữ, cơ quan lưu trữ sẽ thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm đại diện các bộ phận chuyên môn và lưu trữ. Hội đồng này chịu trách nhiệm đánh giá tính pháp lý, giá trị sử dụng của từng loại hồ sơ.

Bước 2: Lập Danh Mục Tài Liệu Hết Giá Trị

Sau khi đánh giá, tổ chức cần lập Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo biên bản họp hội đồng. Danh mục này cần nêu rõ:

• Tên loại tài liệu

• Số lượng

• Thời gian lưu trữ

• Lý do đề xuất tiêu hủy

Bước 3: Trình Cấp Có Thẩm Quyền Phê Duyệt

Danh mục sau khi được Hội đồng thông qua sẽ được trình lên người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức để phê duyệt tiêu hủy.

Bước 4: Tiêu Hủy Tài Liệu Theo Hình Thức Phù Hợp

Tài liệu cần được tiêu hủy bằng hình thức đảm bảo không thể phục hồi (ví dụ: nghiền, đốt, cắt nhỏ hoặc tiêu hủy bằng công nghệ chuyên dụng). Việc tiêu hủy cần lập biên bản tiêu hủy và có sự chứng kiến của đại diện các bên liên quan.

Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khi Hủy Tài Liệu Hết Giá Trị

Phân Biệt Tài Liệu Hết Giá Trị Và Tài Liệu Lưu Trữ

Không phải tài liệu cũ đều được tiêu hủy. Những tài liệu có giá trị về lịch sử, nghiên cứu hoặc pháp lý phải được bảo quản lâu dài hoặc đưa vào lưu trữ quốc gia. Vì vậy, việc xác định chính xác giá trị tài liệu là bước quan trọng nhất.

Không Tự Ý Tiêu Hủy Khi Chưa Được Phê Duyệt

Cơ quan, tổ chức tuyệt đối không được tự ý tiêu hủy khi chưa hoàn tất các bước: lập danh mục – phê duyệt – lập hội đồng – tiến hành tiêu hủy theo đúng quy trình.

Giải Pháp Hủy Tài Liệu An Toàn Và Đúng Quy Định Cùng Bảo Long Scrap

Dịch Vụ Tiêu Hủy Tài Liệu Hết Giá Trị Chuyên Nghiệp

Bảo Long Scrap cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu an toàn – chuyên nghiệp – theo yêu cầu cho các tổ chức, doanh nghiệp và trường học. Chúng tôi hỗ trợ:

• Thu gom tài liệu tận nơi

• Lập biên bản đầy đủ

• Tiêu hủy bằng công nghệ chuyên dụng (máy cắt, nghiền công nghiệp)

• Cung cấp video, hình ảnh chứng minh tiêu hủy nếu khách hàng yêu cầu

Tuân Thủ Đúng Quy Định Pháp Luật

Chúng tôi luôn thực hiện theo đúng quy định về hủy tài liệu hết giá trị trong Luật Lưu trữ 2011, bảo đảm hồ sơ được tiêu hủy an toàn, bảo mật và không ảnh hưởng đến uy tín hay hoạt động của khách hàng.

Cam Kết Bảo Mật Thông Tin

Với đội ngũ chuyên nghiệp và quy trình nghiêm ngặt, Bảo Long Scrap cam kết không để lọt thông tin ra ngoài, đặc biệt là tài liệu chứa dữ liệu khách hàng, kế toán, pháp lý hay tài chính.

Kết Luận

Nắm rõ quy định về hủy tài liệu hết giá trị không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức tránh rủi ro pháp lý mà còn tiết kiệm được không gian lưu trữ, chi phí vận hành và bảo mật thông tin. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để hỗ trợ tiêu hủy tài liệu an toàn, hãy liên hệ Bảo Long Scrap – baolongscrap.vn để được tư vấn và phục vụ tận nơi.

Liên hệ với công ty Bảo Long Scrap

Hotline: (+84) 87.6789.252

Website: https://baolongscrap.vn/

Email: info@baolongscrap.vn

Mã Số Thuế : 1702260628

Địa chỉ: A17-36A Đường Số 02, Khu Nam An Hòa, Phường An Hòa, Thành Phố Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang.