Các Bước Hủy Tài Liệu Giấy Tờ Hồ Sơ Hết Hạn Lưu Trữ

Việc tiêu hủy tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hết hạn lưu trữ là bước quan trọng giúp tổ chức loại bỏ thông tin không còn giá trị, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu và tối ưu không gian lưu trữ. Đây không chỉ là yêu cầu về nghiệp vụ mà còn là quy định bắt buộc trong Luật Lưu trữ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết để thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu đúng quy định, vừa hiệu quả vừa bảo mật.

Tài liệu, giấy tờ hồ sơ hết hạn lưu trữ là gì?

Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp hay cơ quan nào, việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ là một hoạt động quan trọng nhằm phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, đối chiếu thông tin. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng cần giữ mãi mãi.

Tài liệu, giấy tờ hồ sơ hết hạn lưu trữ

Tài liệu, giấy tờ hồ sơ hết hạn lưu trữ là những văn bản, biểu mẫu, sổ sách, hợp đồng, hồ sơ công việc,... đã được lưu giữ đủ thời gian quy định theo khung thời gian lưu trữ của pháp luật hoặc theo quy chế nội bộ của đơn vị. Sau thời hạn này, nếu tài liệu không còn giá trị sử dụng thực tiễn hoặc lịch sử thì được xem là hết hạn và có thể thực hiện tiêu hủy theo quy trình. Việc xác định chính xác tài liệu đã hết hạn là bước đầu tiên rất quan trọng để đảm bảo không tiêu hủy sai tài liệu còn giá trị.

Phân loại tài liệu, giấy tờ hồ sơ hết hạn lưu trữ

Tài liệu hết hạn lưu trữ thường được phân loại theo nội dung và mục đích sử dụng ban đầu. Có thể chia thành các nhóm phổ biến như:

Tài liệu hành chính

Các văn bản chỉ đạo, báo cáo nội bộ, công văn đến/đi sau thời gian quy định.

Tài liệu tài chính - kế toán

Sổ sách, phiếu thu/chi, hóa đơn sau thời gian lưu trữ kế toán (thường 5–10 năm).

Hồ sơ nhân sự

Hợp đồng lao động đã chấm dứt, hồ sơ ứng viên cũ không còn liên quan.

Tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ

Hồ sơ dự án đã hoàn thành lâu năm, báo cáo công trình, nghiên cứu.

Các Bước Hủy Tài Liệu, Giấy Tờ Hồ Sơ Hết Hạn Lưu Trữ

1. Xác Định Tài Liệu Hết Hạn Lưu Trữ

Trước tiên, đơn vị cần rà soát toàn bộ tài liệu đang lưu trữ và so sánh với khung thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật (thường từ 5 năm đến vĩnh viễn tùy theo loại tài liệu). Những tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, không còn giá trị sử dụng và không thuộc diện cần bảo quản lâu dài sẽ được đưa vào danh sách dự kiến tiêu hủy. Bước này yêu cầu tính chính xác cao vì nếu xác định sai, có thể tiêu hủy nhầm tài liệu quan trọng.

2. Lập Danh Mục Tài Liệu Hết Hạn

Sau khi xác định các tài liệu hết hạn, cần tổng hợp lại thành một danh mục cụ thể. Danh mục này giúp kiểm soát chính xác số lượng và nội dung tài liệu cần tiêu hủy, đồng thời làm căn cứ cho các bước phê duyệt tiếp theo. Việc lập danh mục cần chi tiết, rõ ràng từng loại hồ sơ, mã số, ngày tạo lập và thời gian lưu trữ. Càng chi tiết, việc kiểm tra chéo và xác minh sau này càng thuận tiện và minh bạch.

3. Thành Lập Hội Đồng Xác Định Giá Trị Tài Liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thường bao gồm đại diện từ các bộ phận: lưu trữ, pháp chế, hành chính, và lãnh đạo đơn vị. Hội đồng có nhiệm vụ đánh giá lại giá trị pháp lý, hành chính và lịch sử của tài liệu để quyết định có nên tiêu hủy hay tiếp tục lưu giữ. Đây là bước kiểm tra lại nhằm đảm bảo tính khách quan, tránh trường hợp tiêu hủy nhầm tài liệu còn giá trị hoặc liên quan đến trách nhiệm pháp lý trong tương lai.

4. Thẩm Định và Phê Duyệt

Biên bản kết luận của Hội đồng sẽ được trình lên lãnh đạo đơn vị hoặc cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Quy trình này đảm bảo sự minh bạch và tính pháp lý trong việc loại bỏ tài liệu. Nếu hồ sơ được phê duyệt tiêu hủy, các thủ tục hành chính liên quan như quyết định tiêu hủy, thông báo nội bộ và chuẩn bị quy trình tiêu hủy sẽ được thực hiện đồng loạt, có sự giám sát cụ thể.

5. Ra Quyết Định Tiêu Hủy

Căn cứ vào kết luận của Hội đồng và biên bản thẩm định, lãnh đạo đơn vị sẽ ban hành quyết định tiêu hủy tài liệu. Quyết định này là văn bản pháp lý có hiệu lực, ghi rõ danh sách tài liệu cần tiêu hủy, hình thức thực hiện, thời gian và địa điểm cụ thể. Quyết định được gửi cho các bộ phận liên quan để triển khai, đồng thời lưu vào hồ sơ hành chính nhằm đảm bảo truy cứu khi cần thiết.

6. Thực Hiện Tiêu Hủy

Tài liệu sẽ được tiêu hủy theo đúng hình thức đã được phê duyệt như: cắt nhỏ, nghiền nát, đốt, hoặc tiêu hủy bằng công nghệ xử lý bảo mật cao. Quá trình này phải có sự giám sát của đại diện Hội đồng và lập biên bản rõ ràng. Biên bản cần ghi nhận toàn bộ quá trình thực hiện, có chữ ký đầy đủ nhằm đảm bảo tính pháp lý và xác minh sau này. Trong nhiều trường hợp, đơn vị có thể thuê dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp để đảm bảo tiêu chuẩn an toàn.

7. Lưu Trữ Hồ Sơ Tiêu Hủy

Mặc dù tài liệu đã bị tiêu hủy, các giấy tờ liên quan đến quá trình tiêu hủy như: biên bản xác định, quyết định tiêu hủy, biên bản thực hiện tiêu hủy,… vẫn cần được lưu trữ tối thiểu 20 năm theo quy định. Hồ sơ này không chỉ là cơ sở để chứng minh quy trình minh bạch mà còn phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan chức năng trong tương lai. Việc lưu trữ đầy đủ giúp tổ chức tránh được rủi ro pháp lý và minh chứng cho quá trình làm việc chuyên nghiệp.

Dịch Vụ Tiêu Hủy Tài Liệu An Toàn và Chuyên Nghiệp tại Bảo Long Scrap

Bảo Long Scrap là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tiêu hủy tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hết hạn lưu trữ cho doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan nhà nước. Chúng tôi cung cấp giải pháp tiêu hủy trọn gói – từ tiếp nhận, phân loại đến tiêu hủy và bàn giao biên bản hoàn tất. Với hệ thống máy móc hiện đại và quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, Bảo Long đảm bảo tài liệu được tiêu hủy triệt để, tuyệt đối không để rò rỉ thông tin. Dịch vụ của chúng tôi đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp cần xử lý khối lượng lớn tài liệu hoặc yêu cầu bảo mật cao. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên tận tâm và chuyên nghiệp luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy trình pháp luật hiện hành.

Liên hệ với công ty Bảo Long Scrap

Hotline: (+84) 87.6789.252

Email: info@baolongscrap.vn

Mã Số Thuế : 1702260628

Địa chỉ: A17-36A Đường Số 02, Khu Nam An Hòa, Phường An Hòa, Thành Phố Rạch Giá, Tỉnh Kiên Giang.

Xem thêm bài viết: Công ty tiêu hủy hồ sơ giấy tại Kiên Giang